Kaum eine Branche hat so viele Buchhaltungs-Baustellen wie die Gastronomie: Bargeld und Karte gemischt, TSE-Pflicht an der Kasse, Lieferplattformen mit eigenen Abrechnungslogiken, Personal mit wechselnden Stunden. Wer hier den Überblick behält, empfängt auch das Finanzamt entspannt. Die wichtigsten Punkte im Überblick.
Die Kasse ist das Herzstück — und die größte Angriffsfläche
Seit der Kassensicherungsverordnung führt kein Weg an einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung) vorbei: Jede Registrierkasse muss Umsätze manipulationssicher aufzeichnen. Dazu gehören auch die Pflichten drumherum: Belegausgabe, Kassenmeldung ans Finanzamt und die tägliche, vollständige Kassenführung.
In der Praxis heißt das: Z-Bon jeden Abend, Kassensturz dokumentieren, Differenzen notieren statt „glattziehen". Eine Kasse, die rechnerisch immer exakt aufgeht, wirkt auf Prüfer übrigens verdächtiger als eine mit ehrlich dokumentierten kleinen Differenzen.
Lieferdienste: Umsatz ist nicht gleich Auszahlung
Lieferplattformen zahlen aus, was nach Provision, Werbekosten und Erstattungen übrig bleibt. Gebucht werden muss aber der Bruttoumsatz — die Provision ist eine Betriebsausgabe, keine Umsatzminderung. Wer nur die Auszahlung bucht, hat falsche Umsätze, falsche Vorsteuer und eine BWA ohne Aussagekraft.
7 % oder 19 %? Die ewige Frage
Speisen außer Haus, Speisen im Haus, Getränke — die Umsatzsteuersätze unterscheiden sich, und das Kassensystem muss sie sauber trennen. Einmal richtig eingerichtet, läuft das automatisch. Falsch eingerichtet, produziert es jeden Tag denselben Fehler.
Personalkosten im Griff behalten
Minijobber, Teilzeitkräfte, Aushilfen zur Stoßzeit: Die Lohnabrechnung in der Gastronomie ist kleinteilig. Wichtig für die Buchhaltung: Stundenzettel und Verträge gehören genauso ins Archiv wie Rechnungen — bei Prüfungen der Rentenversicherung sind sie das erste, wonach gefragt wird.
Warenwirtschaft: Der Wareneinsatz verrät alles
Prüfer lieben die Gastronomie, weil sich vieles über Kennzahlen gegenrechnen lässt: Wareneinsatzquote, Aufschlagsätze, Getränkekalkulation. Wer seinen Wareneinsatz kennt und plausibel dokumentiert, nimmt einer Prüfung viel Schrecken. Nebenbei ist der Wareneinsatz auch betriebswirtschaftlich die wichtigste Stellschraube für die Marge.
Fazit: Systeme statt Zettel
Gastro-Buchhaltung ist kein Hexenwerk — aber sie verzeiht keine Schlamperei. Die Lösung liegt in festen Routinen (täglicher Abschluss), sauber eingerichteten Systemen (Kasse, Plattform-Abgleich) und einer digitalen Ablage. Oder Sie geben den Teil komplett ab: Bei unserer laufenden Buchhaltung sind Tagesabschlüsse und Plattform-Abrechnungen Alltag. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Situation gerne an.